Planio Support

Planioの Help Desk 機能 を使用すると、顧客や関係者など外部の連絡先にPlanioのチケットから直接メールを送信してやり取りができます。

しかしながら、送信先のメールアカウントが無効になっている場合や、メールのストレージ容量が上限に達している時など、Planioからのメールが届かないことが時々起こります。
その際、メールサーバが自動的にメール不達通知を送信元に返すことがあります。これは、バウンスメールとも呼ばれ、メールが配信できなかったことを通知するものです。

今まで、Planioではバウンスメールのような自動通知メールでチケットがあふれるのを避けるため、これらの通知を除外していました。

しかし、時としてこれらの通知が役に立つこともあります。 顧客や外部の関係者がメールを受信していないことが判れば、別のメールアドレスや電話など、別のチャネルで連絡を取ることができます。

これがPlanio Help Deskをインストールしているプロジェクトでバウンスメールなどの通知を受信できるようにした理由です。

Planioでこれらの通知をどのように処理するのか、 プロジェクトの「設定」→「Help Desk」タブ→「Issue status for bounce mails」 から、次のいずれかを設定できます。

• デフォルトのステータス ： 「Tracker for emails」に設定しているトラッカーのデフォルトのステータスでチケットを作成する
• None, do not create issue ：従来の動作を維持し、バウンスメールなどの通知によるチケットをまったく作成しないようにする
• 任意のステータス ：選択したステータスでチケットを作成する

Pro Tip:
「画面右上のアカウント名（アバター）」→「管理」→「チケットのステータス」 から、「バウンス」という新しいステータスを作成して、それを 「終了したチケット」 に設定します。そして、そのステータス「バウンス」をHelp Deskの設定「Issue status for bounce mails」で選択します。
この方法を行うと、チケット一覧で未完了のチケットとしてバウンスメールが表示されなくなります。（バウンスメールにより作成されたチケットはすぐにクローズされるため）
フィルタを設定すれば、必要に応じてバウンスメールをチェックすることもできます。

Gitのデフォルトブランチがmainに変更された ことを考慮し、Planioは新しく作成されたGitリポジトリのデフォルト(HEAD)ブランチの名前をmainに変更しました。この変更は新しく作成されたリポジトリにのみ影響し、古いバージョンのGitと互換性があるため、ユーザー側での操作は必要ありません。

今回の変更に伴い、Planioの既存リポジトリの head ブランチをmasterからmain（または他の既存のブランチ）へ変更できるようになりました。ユーザーはプロジェクトの 設定 → リポジトリ → 編集 から設定できます。

Using the Planio Help Desk Pro Feature, you can communicate with external contacts such as customers or external stakeholders via email directly from your Planio issues.

Sometimes however, emails can't be delivered to the final recipient, e.g. when the email account is no longer active or has reached its storage quota. In these cases, email servers sometimes send an automatic non-delivery notification back to the sender, also called a bounce message, informing them that the message could not be delivered.

Until now, Planio filtered out these types of notifications to avoid cluttering your issues with automatic responses.

Occasionally though, these notifications can be useful. Once you know a customer or external contact didn't receive your mail you can use a different communication channel to contact them, for example with an alternative email address, or even a plain old phone call.

This is why we have now made it possible to receive bounce emails in projects where you have the Planio Help Desk app installed.

To configure how Planio should handle these notifications, you can go to your project → Settings → Help Desk → Issue status for bounce mails. Here you can select either:

• Default Status: to create an issue with the default status used by the tracker set in the field "Tracker for emails",
• None, do not create issue: to keep the previous behavior and not create an issue at all,
• Your Status: to create the issue and to set it to a custom status of your choosing.

Pro Tip: You could create a new status called Bounce via your avatar → Administration → Issue Statuses and set it up to be a closed status. Then, select this status in your project's Help Desk settings. This way, you'll never see bounces (because they're closed immediately), but you'll be able to check them on demand by filtering your issues by that status.

In light of efforts in the Git community to change the name of the default Git branch to main as well as to support more inclusive naming in the tech sector, Planio changed the name of the default (HEAD) branch for newly created Git repositories to main. Note that this change will only affect newly created repositories and is compatible with older Git versions, no action is required on your part.

Along with this change in the default head branch, Planio introduces the possibility to change the head branch of existing repositories. This means our customers can change from a master to a main (or any other existing branch) head branch now. Project managers will find this option in the project's Settings → Repositories → Edit of the desired repository.

Planioをより効率的にご利用いただくために、新しいガイドをご用意しました。一括編集機能を使えば数回のクリックで、カテゴリーの再割り当て、担当者の変更、複数チケットの期日変更など、さまざまなことが可能になります。

チケットと作業時間の一括更新についてこちらをご覧ください。 https://plan.io/bulk-editing-issues/

We have prepared a new guide to help you use Planio more efficiently. Using our bulk editing feature, in just a few clicks you can reassign a category, modify an assignee, change the due dates of multiple issues and much more!

Check out our step by step guide and learn all about making bulk changes to your issues and time entries here: https://plan.io/bulk-editing-issues/

Since many users have asked us how to set up and use custom fields in Planio, we have prepared a brand new guide to help you do just that!

Follow our step by step guide and learn how to create and use custom fields in your account here: https://plan.io/create-new-custom-fields/

Planioの主要機能の多くで操作性、設定、スピードを改善しました。このアップグレードをお客様にお届けできて光栄です。

チケット機能の改善¶

中心機能の1つである「チケット」で多くの改良が行われました。
目玉となる改善はチケットの履歴の表示です。

チケットの履歴がタブに分かれて表示されるようになりました。
これまでのようにすべての履歴を見ることも、「コメント」「プロパティ更新」「作業時間」「関連するリビジョン」「チャットログ」のみ見ることもできます。重要な履歴にフォーカスできるようになりました。

書式つきテキストエディタの改善¶

テキストエディタもいくつか改善が行われました。

• テーブル挿入ボタン
  ツールバーに新たにテーブル挿入ボタンが追加されました。テーブルを素早く作成できるようになります。
• プレビューボタン
  タブを切り替えてプレビューが表示できるようになりました。
• オートコンプリート機能
  チケット番号（#の後にチケット番号や題名に含まれる文字を入力）やWiki（[[の後にWikiページ名または題名に含まれる文字を入力）の候補が表示され、チケットやWikiページのリンクを簡単に入力できます。

これらの書式付きテキストエディタの改良は、チケットだけでなくWikiやニュースなどPlanioのすべての書式付きテキストエディタで利用できます。

デフォルトクエリ¶

チケットの使いやすさを向上させるため、デフォルトクエリ機能を追加しました。
各プロジェクトおよびグローバルのタブで、どのカラム、フィルタ、ソート順、グループ化をデフォルトで使用するかを設定できます。

システム管理者はPlanio全体に適用するデフォルトクエリを設定でき、プロジェクトの管理者はプロジェクト単位のデフォルトクエリを設定できます。（両方設定している場合、プロジェクトのカスタムクエリの設定が優先されます）

その他多数の改善¶

このほかにも、例えば次のような私たちのお気に入りの新機能がたくさん追加されています。

• プロジェクト一覧にフィルタを追加
• CSVファイルによるユーザーの一括インポート
• グループをチケットのウォッチャーに追加
• チケットの添付ファイル一括ダウンロード

また、LDAP認証を利用しているPlanioのシステム管理者に知っていただきたいセキュリティの改善の一つが「証明書のチェック」機能です。

LDAPSオプションを使用して上流のサーバに接続すると、LDAPサーバへの接続が強力に暗号化されますが、これまでは証明書の有効性のチェックは行われていませんでした。LDAPサーバーの証明書の有効性を確認することが今後はデフォルトの設定となります。LDAP認証を使用している既存のPlanioのシステム管理者の方には、LDAP接続の設定で証明書の有効性を確認できる「LDAPS」への切り替えをおすすめします。

Redmine4.2へのアップグレード¶

Redmineの開発に注目している皆さんは、Redmineの改良点の多くがPlanioに今回初めて登場するか、ここ数ヶ月ですでにPlanioに追加されていることにお気づきでしょう。今回の更新は、PlanioのコードベースをRedmine4.2に 「公式」にアップグレードしたことを意味します。

これらの改善により、Planioをこれまで以上に生産的にご利用いただけると期待しています。 新機能やPlanioに関連することで何かご質問がありましたら、ご連絡ください。

We are proud to bring a new Planio update to our customers with usability, configuration and speed improvements in many key Planio functions.

Issue improvements¶

Issues are one of our central features and have received a lot of updates. The most visible change is the issue history, which can now be viewed either as a unified history or as only Notes, Property Changes, and where applicable only Time Entries, Associated Revisions or Chat Logs. Using those new tabs you can now focus on only the parts of the Issue History that are important to you.

The editor for formatted texts also has been improved in several ways. A new toolbar button allows for quick and easy creation of tables and formatted texts can now be previewed in place. Quick and easy also best describes the new autocomplete helpers for issue numbers (just type # followed by an issue ID or some part of the title text) and for web pages (just type [[ and some part of the wiki page name or title).

All those improvements to the formatted text editor are also available for all formatted text editors in Planio, not just for those in issues!

Default Queries¶

Keeping in line with improvements to the usability of Issues are Default Queries. Administrators can now set a global Issue Query as a global Default Query, and project managers can choose a Default Query at a project level that can override the global Default Query. You can now configure which columns, filters, sort order and groupings are used by default in the Issues Tab for each project and globally!

Many more small improvements¶

While those are our favourite new features there are many more across the board. The project list for example can now be filtered. You can create new users by importing users from a CSV file. Groups can now be added as Watchers to Issues. You can now download all attachments from an Issue at once instead of downloading each Issue attachment individually.

One security improvement we would like to make Administrators of Planio accounts that use LDAP authentication aware of is certificate checking. Up until now connections to an upstream server using the LDAPS option would benefit from strong encryption for connections made to the LDAP server, however the validity of the LDAP server's certificate would not be checked. The new default for LDAP servers is to check the validity of the LDAP server's certificate, and we would encourage existing Administrators of Planios with LDAP authentication to switch to LDAPS with certificate validation available in the LDAP connection's configuration.

Upgrade to Redmine 4.2¶

Everyone who’s keeping an eye on Redmine development as well, will have noticed that many of the improvements in Redmine have either appeared on Planio first or have been integrated in Planio throughout the last couple of months already. Today’s update marks the “official” upgrade of the Planio code base to Redmine 4.2 though, meaning that Planio is now up to date with all the small and minor code changes and quirks of the latest Redmine release.

We hope these improvements will make using Planio more productive for everyone and would love to hear your feedback. If you have any questions regarding those new features or anything Planio related please get in touch.

システム管理者以外のユーザーが、メールで新しいユーザーをプロジェクトに招待できるようになりました。
例えばプロジェクトマネージャーにこの権限を付与することで、新規ユーザーの登録が効率的に行えるようになります。

設定方法¶

この機能を利用するには事前に下記項目を有効にする必要があります。

1. 「画面右上のアカウント名」→「管理」→「設定」の「認証」タブをクリック
2. 設定項目「Allowed to invite new users via email」で「Administrators and authorized project members」を選択
3. 「保存」をクリック

上記設定後、この機能を利用するロールには「ユーザーの招待」権限を付与します。
「画面右上のアカウント名」→「管理」→「ロールと権限」で下記設定を行います。ロールは新規作成するか、既存ロールの権限を適宜変更ください。

• 「Allowed to invite new users via email」にチェックを入れる
• 「表示できるユーザー」を「すべてのアクティブなユーザー」に設定
• 「メンバーの管理」権限にチェックをいれる

新しいロールを作成した場合は、そのプロジェクトのユーザーに新しいロールを割り当てることを忘れないでください。

新しいユーザーをプロジェクトに追加する方法¶

これでシステム管理者以外のユーザーでも、プロジェクトの設定→「メンバー」で、新しいユーザーを自分のプロジェクトに招待できるようになりました。

プロジェクトの「設定」→「メンバー」タブで「新しいメンバー」をクリック→検索フィールドに新しいユーザーの電子メールアドレスを入力しロールを選択するだけです。

この方法で作成された新規ユーザーには、ランダムなパスワードが設定され、アカウントを有効にするための手順を記したメールが送信されます。