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Revision 3 (Thomas Carney, 05/25/2016 04:22 PM) → Revision 4/15 (Thomas Carney, 05/25/2016 04:34 PM)
# In nur 10 Min startklar
Planio ist die gewinnbringende Verbindung verschiedener Tools. Für erfolgreiche Projekte und optimale Zusammenarbeit. Flexibel und nahezu allen Anforderungen gewachsen.
Für den Anfang empfehlen wir: Mit weniger beginnen und schrittweise alle Funktionen aufschalten. Noch besser: Wir legen jetzt gemeinsam los.
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## Machen Sie es einfach
Diese Vorgehensweise hat sich bewährt: **Wir reduzieren Planio zunächst auf ein Minimum** und Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche.
Sie werden sehen: Sie verpassen nichts. Und nach und nach nehmen wir gemeinsam Fahrt auf.
### Ein Projekt am Start
Wir beginnen mit einem Projekt. Auch, wenn Sie viel vorhaben. Gerade dann ist es besonders wichtig erst mit einem Projekt loszulegen. Machen Sie sich mit allem vertraut. Anschließend können Sie immer noch alles nach Belieben ändern. Versprochen!
Und jetzt starten wir endlich mit Ihrem Projekt
- Bitte oben zu **Administration**, dort dann **Projekte** auswählen.
- Bereits Projekte angelegt, die Sie nicht mehr benötigen? Ab ins **Archiv** und bei Bedarf wieder hervorholen.
*Ungenutzte Projekte archivieren*
- Oben rechts in der Ecke bitte Klick auf **Neues Projekt**
- **Projektnamen** auswählen – der Name Ihres Unternehmens? Ihres Teams? Mein Projekt oder Testprojekt fänden wir schade. Da geht noch was. Schließlich wollen Sie doch direkt mit Planio arbeiten. Und was erledigen.
- Das alles können Sie ignorieren – Kennung, Website, Unterprojekte – weiter geht es unten bei den **Apps**.
- Bitte Häkchen setzen an **Aufgaben-Verwaltung, Dokumente, Foren, Blog und Wiki**.
- Darauf achten: Häkchen bei *Aufgabe* unter Tracker setzen, dann auf **Anlegen**.
*Weniger ist mehr: Ein Projekt zu Beginn*
Sollten Sie bereits Teammitglieder eingeladen haben, können Sie diese dem Projekt hinzufügen. Unter dem Reiter **Mitglieder**. Für sich vergeben Sie die Rolle *Manager*. Sollten Sie noch niemanden eingeladen haben, machen wir das später.
### Ein Workflow für alles
Mit dem Tracker können Sie wiederkehrende Arbeitsschritte standardisieren. Wie beispielsweise Abläufe zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder Bestellungen – in einzelne vordefinierte Schritte innerhalb von Businessprozessen.
Vielleicht geht Ihnen das jetzt aber schon zu sehr ins Detail.
- Daher einfach flugs unter **Administration → Tracker** und alles löschen bis auf den Aufgabe Tracker.
- Und, wenn wir schon mal hier sind, bitte unter **Administration** direkt zum Aufgaben-Status (oben rechts) und alles bis auf die bereits voreingestellten *Neu* und *Erledigt* löschen. Und aus Konsistenzgründen von *Neu* in *Offen* umbenennen.
### Schlanke Hierarchien
Wer macht eigentlich was im Projekt? Sie legen das fest – mit unseren Rollen und Rechten. Das Schöne: Bei Planio ist eine äußerst präzise Vergabe von Zugriffsberechtigungen möglich. Noch müssen wir hier aber nicht zu sehr ins Detail. Daher bitten wir Sie:
- Unter **Administration → Rollen und Rechte** hier bis auf Manager alle Rollen löschen.
- Damit alle Projektmitglieder anfangs möglichst viel lernen können, empfehlen wir Ihnen alle auf *Manager* hochzustufen. Bei Bedarf können Sie hier jederzeit Änderungen vornehmen.
### Aufzählungen verschlanken
Weniger ist am Anfang mehr: Daher löschen wir auch hier einiges zur Vereinfachung:
- Unter **Administration → Aufzählungen** – der Ort an dem Sie Dokumentenkategorien, Aufgaben-Prioritäten und Aktivitäten zur Zeiterfassung festlegen.
- Löschen Sie alle Dokumentenkategorien und legen Sie eine neue an: *Allgemein*.
- Löschen Sie unter Prioritäten bitte *Dringend* und *Sofort*. *Niedrig*, *Normal*, *Hoch* reichen.
- Löschen Sie alle Aktivitäten und erstellen Sie eine neue: *Allgemein*.
*Mehr Übersicht bei den Aufzählungen*
Sieht gut aus, oder?
### Felder reduzieren
Bei einfachen Aufgaben lassen wir **Tracker, Kategorien, Milestones und % erledigt** weg. Für schlankere Workflows:
- Unter **Administration → Workflow → Reiter Statusänderungen**
- *Manager* und *Aufgabe* voreingestellt lassen – unsere einzige Rolle und unser einziger Tracker an dieser Stelle – dann auf **Bearbeiten**.
- Häkchen an alle 4 Boxen – dann bleibt der Aufgabenstatus wählbar zwischen *Offen* und *Erledigt*.
*Schön einfach unser Workflow*
- Bitte Speichern.
- Reiter **Feldberechtigungen** wählen dann alle Felder auf **Nur-Lese-Zugriff** setzen. Außer die Felder **Thema, Beschreibung, Priorität und Zugewiesen** an.
*Reduce issue form fields to a healthy mininum*
- Bitte **Speichern**.
Geschafft? Durch den **Nur-Lese-Zugriff** haben wir einige Felder aus den Prozessen entfernt, mit denen Aufgaben erstellt oder Upgedatet werden können. Für mehr Einfachheit.
Falls Sie später wieder einige Felder zuschalten wollen einfach von **Nur-Lese-Zugriff** wieder auf **Leer (nicht ausgewählt)** setzen. Und schon sind diese Felder wieder sichtbar.
## Legen Sie los
Wunderbar, wir habens geschafft. Und starten bestens vorbereitet durch. Mit einem herrlich einfachen That's it, you're done. Welcome to the most simple Planio Projekt. setup.
Und was machen wir jetzt? Wir sagen’s Ihnen! What to do next? Here are some ideas:
### Kollegen einladen Invite some colleagues
Falls noch nicht geschehen, jetzt ist der Moment: If you haven't, invite your team members to Planio.
- **Administration → Benutzer** Navigate to **Administration**, then **Users**.
- Klick auf **Benutzer per E-Mail einladen** (oben rechts) und E-Mail-Adressen eingeben. Vielleicht mit ein oder zwei Benutzern starten. Und später weitere hinzufügen.
Click on **Invite users via email** and enter a couple of email addresses. If you're still learning how to use Planio, maybe invite only one or two colleagues at first. You can always add more later.
- **Wichtig**: Häkchen an Checkbox – **Diese Benutzer auch in bestehende Projekte einladen** – dann Klick auf Einladen
Be sure that the checkbox next to **Also invite these users to existing projects** is checked and click on **Invite**.
*Kollegen im Handumdrehen eingeladen*
*Invite colleagues to Planio*
### Content erstellen Create some content
Oben rechts in der Navigation bitte unter **Projekte** Ihr Projekt aufrufen. Zeit sich mit den dazugehörigen Unterrubriken vertraut zu machen: Navigate to your project via the **Projects** menu at the top and check out the different sections.
But what are they for? Let's see:
- **Übersicht** und Aktivitäten – für den Überblick **Overview** and **Activity** show you what's going on in Ihrem Projekt. Stellen wir kurz hinten an, wir kommen gleich darauf zurück. your project. Skip them for now and come back a little later.
- **Aufgaben** – alles, was erledigt werden muss. Wird es technischer heißen sie oft Tickets. In beiden Fällen können Sie diese an die zuständigen Mitglieder Ihres Teams zuweisen. Und den Bearbeitungsfortschritt mit Planio verfolgen.
**Issues** are single action items that need to be done. Some people say "tasks" or "work packages". A more technical term is "ticket". No matter what you call them, issues define work that can be assigned to people on your team. Their progress will always be tracked in Planio.
- The **Blog** – der perfekte Newsroom: Ein neues Teammitglied, einer neuer Kunde, ein wichtiger Milestone erreicht? Ein Blogpost und alle sind informiert. is great for announcements. Have a new member join the team? Signed a new client? Have an important milestone to celebrate? Write a blog article and keep everybody in the loop.
- **Dokumente** – Text-, Tabellen- und Präsentationsdokumente und und und einfach hochladen. Damit das ideale Zuhause für finale Versionen von Dateien. Unser Tipp: Bei Dokumenten, die noch in Bearbeitung sind bitte eine Aufgabe wählen, zuweisen und das aktuelle Dokument anhängen. Bis die finale Version steht. Within **Documents**, you can upload important office documents like Texts, Spreadsheets, Presentations, etc. The documents section is great for publishing finalized documents. While you still work on unfinished documents, you might want to use issues instead and attach current versions as you update them.
- The **Wiki** – wie Wikepdia nur für Ihr Projekt. Einfach Seiten erstellen und wichtige Inhalte mit dem Team teilen. Das Schöne: Wikis sind lebendig. Die Seiten können umgestellt, erweitert oder aktualisiert werden. Perfekt für Protokolle, Dokumentationen … Über die Seitenhistorie können alten Seitenstände wiederhergestellt oder mit dem aktuellen Stand verglichen werden. is your project's Wikipedia. You can create wiki pages with important content that you'd like to work on with the team, like a glossary, meeting minutes, process descriptions, you name it. A wiki is never finished. Everybody can and should be encouraged to add, update, restructure, and even remove (old) content. Updates to wiki pages are tracked and you can always jump back in time to see and compare older versions.
- **Foren** – hallo Feedback, hallo Ideen, hallo Gespräche hier ist der Raum für sämtliche Diskussionen rund um das Projekt. Gespräche beobachten und nichts verpassen. Oder ab und The **Forums** can be used to discuss project related topics. Whenever you'd like feedback on an checken, was es Neues gibt. idea or would like to spark a conversation, write a forum post. You can select to **watch** interesting conversations and receive email updates about them. Or you can check in from time to time and read up on the latest posts when you feel like it.
### Wirklich noch E-Mails verschicken? Think twice before you send an email!
Wer Planio zu einem Teil seines Arbeitslebens macht, freut sich. Denn die meisten E-Mails werden damit vollkommen überflüssig: Warum E-Mails schreiben und Kollegen in CC setzen, wenn Sie eine Aufgabe erstellen und zuweisen können? Sie wollen eine Mitteilung machen? Nutzen Sie den Blog. Sie wollen ein PDF teilen? Laden Sie es in Dokumente hoch. Sie wollen ein Protokoll weitergeben? Oder erklären wie man [[Create_a_custom_workflow_for_recurring_tasks|Urlaubsanträge ausfüllt]]? Ab ins Wiki damit. Und, wenn Sie eine großartige Idee haben oder Feedback benötigen, posten Sie etwas ins Forum.
Das Geheimnis: Je mehr Kollegen es genauso machen, umso leerer die Inbox, umso leichter ist alles zu finden und umso mehr steigt die Produktivität. Am besten Sie überzeugen sich selbst. Planio ist wie ein neues Zuhause. Für die Arbeit. Für Ihr Projekt. Für Ihre Freiheit.
Now, what's the best way to adopt Planio in your everyday life? It's really simple actually. It all comes down to one easy habit to adopt: **Think twice before you send an email!**
Know that reflex to open up your email client and add all your colleagues in CC? Don't do that anymore!
Think about what it is you're writing. If you're looking to get work done, create an issue. If you want to announce something, use the blog. Have a PDF file to share, upload it to documents. Want to write meeting minutes or describe the new workflow for [[Create_a_custom_workflow_for_recurring_tasks|submitting a vacation request]], update the wiki. Finally, if you just had an awesome idea and want feedback, write a forum post.
Encourage your colleagues to do the same, and enjoy less email, a better structure, and incredibly improved productivity!
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