So sieht Ihr Tracker jetzt aus
Eine der Stärken Planios: Immerwiederkehrende Aufgaben zu Workflows machen.
Wir erklären wie’s geht. Am Beispiel eines einfachen Workflows für Urlaubsanträge. Das Schöne ist auch hier gilt: Einmal gelernt, immer verstanden. Für Ihren persönlichen Workflow.
Die Idee dahinter: Jede Aufgabe gehört zu einem Tracker, der den Workflow definiert. Am besten wir schauen uns das mal genauer an:
Für uns sind Tracker so etwas wie eine Art Überaufgabe. Deswegen gehört jede Einzel-Aufgabe immer zu einem Tracker. Sie ist somit Teil der Überaufgabe. Kleines Beispiel? Supportanfragen, Software-Bugs oder – richtig geraten – Urlaubsanträge.
Der Status beschreibt die einzelnen Zustände einer Aufgabe in Planio – z. B. Offen, In Bearbeitung oder Erledigt. Jede Aufgabe kann immer nur einen Status haben, der sich dabei im Zuge der Aufgabenbearbeitung verändert.
Nutzer haben ihren eigenen Planio Zugang. Für die Teilnahme an Projekten. Dabei nimmt jeder eine oder mehrere Rollen gleichzeitg ein – z. B. von Manager und Mitarbeiter bis hin zu anderen Rollen wie Kunden. Die Rolle gibt die Berechtigungen vor. Die Berechtigungen wiederum, was jeder einzelne Nutzer sehen und nicht sehen kann. Innerhalb eines Projektes definieren sie damit auch den Workflow der Nutzer.
Innerhalb eines Workflows kommt alles zusammen: Die auswählbaren Tracker, alle erlaubten Rollen sowie jeder mögliche Aufgaben-Status. Der Workflow gibt als vor, welchen der verfügbaren Status ich wählen kann. Oder welche Teile einer Aufgabe für mich sichtbar oder unsichtbar sind.
Kompliziert? Keine Sorge. Wir führen Sie in Ruhe durch. Damit auch Sie in den Genuss einer der größten Stärken von Planio kommen. Los geht’s!
Sie träumen vom perfekten Strand in der Karibik? Wunderbar! Dann beantragen wir doch gemeinsam Ihren Urlaub:
In den meisten Unternehmen wird der Urlaub üblicherweise vom Vorgesetzten genehmigt. In der Regel bedeutet das: Wir füllen den vorgedruckten Urlaubsantrag aus. Geben ein Start- und Enddatum an. Anschließend wird der Urlaub entweder genehmigt oder abgelehnt. Wenn der Antrag durch ist, können die Daten nicht mehr beliebig geändert werden. Falls der Urlaubsantrag abgelehnt wurde, ändern wir das Datum, hoffen das alles glatt geht und schwupp sind wir in der Karibik. Herrlich!
Und jetzt zeigen wir Ihnen wie dieser Prozess in Form eines Workflows mit Planio umsetzen lässt. Natürlich mit Anzeige im Planio Kalender. Damit jeder weiß, wann jeder Urlaub hat.
Wir brauchen folgende Zutaten: Ein Tracker namens Urlaubsantrag. Den jeweils passenden Status – Offen, Genehmigt und Abgelehnt. Zwei Rollen: Manager und Angestellte. Und los!
First things first. Let's get down to business:
So sieht Ihr Tracker jetzt aus
Jetzt legen wir den passenden Status an für Offen, Genehmigt und Abgelehnt:
So sieht der Status Genehmigt aus
Das hier wird schön einfach:
Eine neue Rolle anlegen
This is the fun part. Here is where it all comes together.
Wait, what did we just do? Have a look at the screenshots again. What we defined is:
Now, let's customize the issue form fields a bit according to the issue status.
That's enough of prep work. Let's try it out.
That's it, you're done. Your users can now use this project for your new vacation request planning workflow. In order to submit a vacation request, all they'd have to do is create a new issue. Selecting a start date and a due date will be required when creating vacation request issues and all other useless fields will be hidden.
Stripped down issue form for vacation requests
In order to try it out for yourself and play around with it, we recommend you create two users that have no administrator privileges and add the as Staff and Manager to your project respectively.
(If you try it out as an administrator, don't be alarmed by the fact that you can always choose from all statuses when updating an issue. That's normal if you're an admin. Regular users will only see the statuses as defined by their workflow.)
What's up with the Calendar module we've enabled in the roles and your project, you ask yourself? Well, after adding a couple of vacation requests, check out the Calendar tab in your project. The Planio calendar will give you a nice monthly overview of all vacation requests which have been tracked.
Vacation calendar view in Planio
By using a custom query, you can even create a calendar view that displays only approved vacation requests. Or create a query for your managers that shows only Open requests that have to be approved still.