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Workflows standardisieren » History » Sprint/Milestone 44

Jan Schulz-Hofen, 09/18/2017 03:48 PM

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# Workflows standardisieren
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Eine der Stärken Planios: [Immerwiederkehrende Aufgaben](https://plan.io/de/aufgabenverwaltung/) zu Workflows machen.
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Wir erklären wie’s geht. Am Beispiel eines einfachen Workflows für Urlaubsanträge. Das Schöne ist auch hier gilt: Einmal gelernt, immer verstanden. Für Ihren persönlichen Workflow.
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{{>toc}}
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## Die Planio Workflow-Basics
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Die Idee dahinter: Jede Aufgabe gehört zu einem Tracker, der den Workflow definiert. Am besten wir schauen uns das mal genauer an:
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### Tracker
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Für uns sind Tracker so etwas wie eine Art Aufgabentyp. Deswegen gehört jede Einzel-Aufgabe immer zu **einem** Tracker. Kleines Beispiel? **Supportanfragen**, **Software-Bugs** oder – richtig geraten – **Urlaubsanträge**.
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### Status
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Der Status beschreibt die einzelnen Zustände einer Aufgabe in Planio – z. B. **Offen**, **In Bearbeitung** oder **Erledigt**. Jede Aufgabe kann immer nur einen Status haben, der sich dabei im Zuge der Aufgabenbearbeitung verändert.
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### Rollen
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Nutzer haben ihren eigenen Planio Zugang. Für die Teilnahme an Projekten. Dabei nimmt jeder eine oder mehrere Rollen gleichzeitg ein – z. B. von *Manager* und *Mitarbeiter* bis hin zu anderen Rollen wie *Kunden*. Die Rolle gibt die Berechtigungen vor. Die Berechtigungen wiederum, was jeder einzelne Nutzer sehen und nicht sehen kann. Innerhalb eines Projektes definieren sie damit auch den Workflow der Nutzer.
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### Workflows
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Innerhalb eines Workflows kommt alles zusammen: Ein Workflow definiert für jede mögliche Kombination aus Tracker und Rolle welche Aufgaben-Status verfügbar sind. Der Workflow gibt also pro Tracker vor, welchen der verfügbaren Status ich wählen kann. Oder welche Teile einer Aufgabe für mich sichtbar oder unsichtbar sind.
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Kompliziert? Keine Sorge. Wir führen Sie in Ruhe durch. Damit auch Sie in den Genuss einer der größten Stärken von Planio kommen. Los geht’s!
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## Die Schritte zum Urlaubsantrag
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Sie träumen vom perfekten Strand in der Karibik? Wunderbar! Dann beantragen wir doch gemeinsam Ihren Urlaub:
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In den meisten Unternehmen wird der Urlaub üblicherweise vom Vorgesetzten genehmigt. In der Regel bedeutet das: Wir füllen den vorgedruckten Urlaubsantrag aus. Geben ein Start- und Enddatum an. Anschließend wird der Urlaub entweder genehmigt oder abgelehnt. Wenn der Antrag durch ist, können die Daten nicht mehr beliebig geändert werden. Falls der Urlaubsantrag abgelehnt wurde, ändern wir das Datum, hoffen das alles glatt geht und schwupp sind wir in der Karibik. Herrlich!
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Und jetzt zeigen wir Ihnen wie sich dieser Prozess in Form eines Workflows mit Planio umsetzen lässt. Natürlich mit Anzeige im Planio Kalender. Damit jeder weiß, wann jeder Urlaub hat.
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## Die Werkzeuge: Tracker, Status, Rollen und Workflow
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Wir brauchen folgende Zutaten: Ein **Tracker** namens *Urlaubsantrag*. Den jeweils passenden **Status** – *Offen*, *Genehmigt* und *Abgelehnt*. Zwei **Rollen**: *Manager* und *Mitarbeiter*. Und los!
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### Tracker anlegen
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First things first. Let's get down to business:
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47 43 Jan Schulz-Hofen
  - Bitte unter *Ihr Avatar* → **Administration → Tracker** – Klick auf **Neuen Tracker** mit Namen Urlaubsantrag.
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  - **In der Roadmap** anzeigen bitte Häkchen weg, da wir keine Urlaube in der Projekt-Roadmap benötigen.
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  - Als **Standardstatus** wählen wir *Offen*.
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  - Häkchen weg in allen Standardfeldern, bis auf **Beginn** und **Abgabedatum**, die wir für Anfang und Ende unseres Urlaub nutzen werden. 
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  - **Workflow kopieren von** – bitte nichts auswählen. 
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  - Dann auf **Anlegen**.
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{{figure(So sieht Ihr Tracker jetzt aus)
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!creating_a_new_tracker@2x.png!
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}}
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### Aufgabenstatus anlegen
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Jetzt legen wir den passenden Status an für *Offen*, *Genehmigt* und *Abgelehnt:*
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  - Bitte unter *Ihr Avatar* → **Administration → Aufgaben-Status**
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  - *Offen* – gefunden? Dann bitte Klick auf den Status. Und darauf achten, dass ein Häkchen gesetzt ist unter **Standardeinstellung**. Damit jede neue Aufgabe immer mit dem Status *Offen* beginnt. 
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  - *Offen* – nicht gefunden? Dann bitte Klick auf **Neuer Status**, *Offen* in das Feld **Name** eintragen, Häkchen unter **Standardeinstellung** setzen. Kein Häkchen bei **Zu allen Workflows hinzufügen**, wir wollen ja hier speziell den *Urlaubsantrags-Workflow* anlegen.
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  - Klick auf **Speichern** bzw. **Anlegen**.
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  - Status für *Genehmigt* und *Abgelehnt* genauso wie bei Offen anlegen und darauf achten, dass bei **Genehmigt** ein Häkchen gesetzt ist unter **Aufgabe erledigt**. Und darauf achten: Genehmigt oder Abgelehnt nicht als Standardeinstellung speichern.
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{{figure(So sieht der Status Genehmigt aus)
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!create_an_issue_status@2x.png!
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}}
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### Rollen anlegen
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Das hier wird schön einfach:
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76 43 Jan Schulz-Hofen
  - Bitte unter *Ihr Avatar* → **Administration → Rollen und Rechte**
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  - *Manager* und *Mitarbeiter* – gefunden? Dann haben Sie diesen Schritt schon geschafft. In der Regel sind beide Rolle bereits voreingestellt.
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  - *Manager* und *Mitarbeiter* – nicht gefunden? Dann bitte Klick auf **Neue Rolle**, *Manager* in das Feld **Name** eintragen, den Rest ignorieren. Aber sicherstellen, das Häkchen gesetzt sind bei **Kalender ansehen**, **Aufgaben anzeigen** und **Aufgaben hinzufügen**. Bitte das ganze für die Rolle *Mitarbeiter* noch einmal wiederholen.
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{{figure(Eine neue Rolle anlegen)
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!how_to_add_a_role@2x.png!
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}}
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### Workflow anlegen
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Jetzt wirds richtig spannend, denn hier kommt alles zusammen:
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88 43 Jan Schulz-Hofen
  - Bitte unter *Ihr Avatar* → **Administration → Workflow**.
89 29 Jan Schulz-Hofen
  - Unter **Rolle** – bitte **Mitarbeiter** auswählen.
90 30 Jan Schulz-Hofen
  - Unter **Tracker** – bitte **Urlaubsantrag** auswählen.
91 4 Thomas Carney
  - Häkchen weg – bei **Zeige nur Status an, die von diesem Tracker verwendet werden**.
92 1 Thomas Carney
  - Klick auf **Bearbeiten** – die Checkbox-Auswahlmatrix erscheint – mit ihr kann jeder Status für jede Rolle und jeden Tracker konfiguriert werden. Beispielsweise sollte der Mitarbeiter Workflow unten links ein Häkchen bekommen bei **Abgelehnt**. Damit Mitglieder dieser Gruppe, falls der erste Antrag abgelehnt wurde, einen neuen Versuch starten können. Dazu gleich mehr etwas tiefer.
93 42 Jan Schulz-Hofen
  - Bitte darauf achten, dass der **Mitarbeiter-Workflow** wie auf dem Screenshot aussieht:  
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    {{figure(Der Workflow für Mitarbeiter)
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!vacation_request_workflow_for_staff@2x.png!
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}}
97 4 Thomas Carney
  - Klick auf **Speichern**.
98 31 Jan Schulz-Hofen
  - Als nächstes wählen Sie die Rolle – **Manager**.
99 4 Thomas Carney
  - Bitte Häkchen weg – bei **Zeige nur Status an, die von diesem Tracker verwendet werden** und anschließend ein Klick auf **Bearbeiten**.
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  - Dann Häkchen analog Screenshot setzen (gleich mehr dazu):  
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    {{figure(Der Workflow für Manager)
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!vacation_request_workflow_for_manager@2x.png!
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}}
104 1 Thomas Carney
  - Klick auf **Speichern**.
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Was war das denn jetzt alles? Werfen wir doch einen kurzen Blick auf die Screenshots. Wir haben folgendes definiert:
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  - *Manager* können einen offenen Urlaubsantrag auf *Genehmigt* oder *Abgelehnt* setzen. Und einen zunächst **Abgelehnt(en)** doch auf **Genehmigt** setzen – falls sie ihre Meinung geändert haben. 
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  - Während *Mitarbeiter* wieder von *Abgelehnt* auf *Offen* gehen können. Falls Sie ihre Reisedaten ändern und den Antrag neu einreichen wollen.
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111 4 Thomas Carney
### Feldberechtigungen vergeben
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Und so werden Felder je nach Status für die Aufgaben vergeben:
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  - Bitte unter **Workflow** auf den Reiter **Feldberechtigungen** gehen.
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  - Bei **Manager** alles auf *Nur Lese-Zugriff* setzen, bis auf die Zeile **Thema**.  
117 42 Jan Schulz-Hofen
    {{figure(So sehen die Feldberechtigungen für Manager aus)
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!fields_permissions_manager@2x.png!
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}}
120 4 Thomas Carney
  - Für **Mitarbeiter** analog vorgehen. Bis auf Beginn und Abgabedatum. Hier bitte analog Screenshot vorgehen. Und Klick auf **Speichern**.  
121 42 Jan Schulz-Hofen
    {{figure(Die Feldberechtigungen für Mitarbeiter)
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!fields_permissions_staff@2x.png!
123
}}  
124 4 Thomas Carney
    Durch diese Einstellung können nur *Mitarbeiter* das Datum für ihren Urlaubsantrag ändern. Ist der Antrag genehmigt, kann das Datum nicht mehr nachträglich geändert werden.
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## Der Urlaubsantrag in einem Projekt
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Genug der Vorbereitung, Vorhang auf für unseren Antrag:
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130 1 Thomas Carney
  - Bitte unter **Projekte** → **Neues Projekt**.
131 34 Jan Schulz-Hofen
  - Vergeben Sie einen Projektnamen z. B. **Urlaubsplanung**.
132 35 Jan Schulz-Hofen
  - Alle Häkchen weg außer bei **Aufgaben-Verwaltung** und **Kalender**.
133 36 Jan Schulz-Hofen
  - Tracker – hier bitte nur **Urlaubsantrag** auswählen. Sonst nichts.
134 4 Thomas Carney
  - Klick auf **Speichern**.
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Geschafft: Ab sofort können alle Nutzer dieses Projekt für ihre Urlaubsanträge nutzen. Eine neue Aufgabe anlegen reicht. **Beginn** und **Abgabedatum** werden abgefragt. Alle anderen nicht benötigten Felder werden ausgeblendet.
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{{figure(Die Felder für Ihren Urlaub)
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!new_issue_form@2x.png!
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}}
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Spielen Sie das Ganze durch. Einmal aus Manager- und Mitarbeiterperspektive. Legen Sie für das Projekt einfach die beiden Rollen an. Ohne Adminstratoren-Rechte.
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144 37 Jan Schulz-Hofen
(Sollten Sie es als Administrator durchspielen, werden Sie natürlich mehr Felder beim Anlegen einer Aufgabe sehen. Das ist Ihren Berechtigungen geschuldet. Andere Nutzer sehen natürlich nur die Felder, die wir für ihren Workflow definiert haben.)
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### Unser Extra: Die Kalenderansicht
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Da war ja noch was. Richtig der **Kalender**. Nachdem Sie einige Urlaubsanträge abgegeben haben, erscheinen die Urlaube im Planio **Kalender**. Für jeden sichtbar in der Monatsübersicht.
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150 42 Jan Schulz-Hofen
{{figure(Die Urlaube in der Planio Kalenderansicht)
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!vacation_calendar@2x.png!
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}}
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154 1 Thomas Carney
Über eine [benutzerdefinierte Abfrage](http://plan.io/blog/post/25072622222/trackers-viewing-and-grouping), können Sie sogar einen Kalender erstellen, der nur die freigebenen Urlaube anzeigt. Oder nur die, die noch genehmigt werden müssen.