Planio est performant pour organiser des projets ponctuels, mais il est aussi idéal pour les tâches récurrentes qui suivent un certain workflow au sein de votre organisation.
Ce guide vous explique comment créer un workflow simple pour la validation des congés de votre équipe. Vous pourrez ensuite réutiliser ce que vous avez appris pour créer vos propres workflows.
Dans Planio, chaque demande doit appartenir à un tracker, qui définit le workflow. Observons cela plus en détail :
Considérons les trackers comme des types de demandes spéciaux. Une demande doit appartenir à un tracker, ni plus ni moins. Quelques exemples de tracker : Tâche, Assistance, Bug ou Demande de congés (dans notre cas précis).
Les statuts des demandes correspondent aux différents états dans lesquels une demande Planio peut se trouver à un moment donné. Par exemple, une demande peut avoir le statut Ouvert, En cours, Commentaire ou Fermé. Une demande a un seul statut à la fois. Ce statut change au fur et à mesure que l’équipe travaille sur la demande.
Chaque utilisateur de Planio possède son propre compte utilisateur et participe au projet en prenant un ou plusieurs rôles : certains utilisateurs peuvent avoir le rôle de Manager, d’autres celui de Membre d’équipe ou de Client, par exemple. Le rôle détermine ce que l’utilisateur peut ou ne peut pas voir ou faire dans un projet donné, ainsi que son workflow.
Un workflow réunit tous les aspects cités précédemment : il définit les statuts possibles pour chaque combinaison de tracker et de rôle. Pour toutes les demandes d’un tracker, il détermine quelles sont les modifications de statut autorisées et quelles propriétés de la demande sont visibles et/ou modifiables.
Et en clair, qu’est-ce que ça veut dire ? Cette partie est probablement la plus complexe (et la plus puissante) de Planio mais ne vous inquiétez pas : nous allons vous guider de A à Z et les workflows n’auront bientôt plus aucun secret pour vous !
Cette section vous plaît ? On s’en doutait. Vous rêvez de partir vous détendre sur une plage déserte à l’autre bout du monde ? Demandez quelques jours de congés et faites vos valises.
Dans beaucoup d’entreprises, les congés doivent être validés par un manager. L’employé soumet une demande en indiquant une date de début et une date de fin de congés, puis le manager valide ou refuse la demande. Une fois la demande validée, elle est considérée comme définitive et les dates de congés ne peuvent plus être modifiées. En cas de refus, l’employé peut modifier les dates demandées et renvoyer sa demande pour qu’elle soit validée (enfin, on l’espère).
Nous allons maintenant construire ce workflow dans Planio afin d’implémenter une fonction de demande et de validation de jours de congés. Nous allons également découvrir comment visualiser les congés sur le calendrier Planio pour avoir une vue d’ensemble de tous les employés absents à un moment T.
Pour mettre en place cette fonction, nous allons créer un Tracker appelé Demande de congés, trois Statuts de demandes intitulés Ouvert, Validé et Refusé, et deux Rôles : Manager et Membre d’équipe.
Enfin, nous allons les assembler pour former un workflow personnalisé.
Commençons par le commencement.
!creating_a_new_tracker@2x.png!
La procédure est similaire, mais légèrement différente pour les trois statuts Ouvert, Validé et Refusé.
!create_an_issue_status@2x.png!
Cette étape devrait être facile :
!how_to_add_a_role@2x.png!
Les choses vont commencer à devenir amusantes. Nous allons assembler tous ces maillons pour constituer un workflow.
!vacation_request_workflow_for_staff@2x.png!
!vacation_request_workflow_for_manager@2x.png!
Un instant. Revenons sur nos captures d’écran. Nous avons défini les opérations suivantes :
Nous allons maintenant personnaliser les champs qui seront visibles sur le formulaire de la demande en fonction du statut.
!fields_permissions_manager@2x.png!
!fields_permissions_staff@2x.png!
Les préparatifs sont terminés ; passons maintenant à la pratique.
Voilà, vous avez terminé. Vos utilisateurs peuvent commencer à utiliser ce projet pour planifier les prochains congés. Pour soumettre une demande de congés, il leur suffit de créer une nouvelle demande. Au moment de créer une Demande de congés, les champs Début et Echéance devront être remplis, tous les autres seront invisibles.
!new_issue_form@2x.png!
Si vous voulez tester ce workflow par vous-même, nous vous recommandons de créer deux utilisateurs (Votre avatar → Administration → Utilisateurs) sans droits administrateurs et de les ajouter comme Membre d’équipe et Manager à votre projet.
Si vous faites des tests en tant qu’administrateur et que vous modifiez une demande, vous pourrez toujours sélectionner un statut dans une liste avec tous les statuts. Ne vous étonnez pas : c’est normal pour les administrateurs. Les utilisateurs non administrateurs ne verront que les statuts définis dans leur workflow.
Vous vous demandez peut-être pourquoi nous avons activé le module Calendrier dans nos rôles et notre projet. Eh bien, après avoir ajouté quelques demandes de congés, allez dans l’onglet Calendrier de votre projet Planio. Vous y verrez le calendrier mensuel de toutes les demandes de congés qui ont été saisies.
!vacation_calendar@2x.png!
En utilisant une requête personnalisée, vous pouvez même créer une vue calendrier qui affiche uniquement les demandes validées. Vous pourriez aussi créer une requête pour que les managers ne voient que les demandes de congés à valider (c’est-à-dire ayant le statut Ouvert).