Voyons comment créer de nouvelles demandes et quels sont les différents champs que vous allez rencontrer.
Les demandes ne se limitent pas à leurs quatre champs obligatoires (Tracker, Sujet, Statut et Priorité) ; une multitude d’autres champs très utiles viennent les enrichir.
Passons en revue les étapes nécessaires à la création d’une nouvelle demande.
Remarque : selon la configuration de votre projet (rôle et modules activés), certains champs abordés ici ne sont peut-être pas disponibles chez vous.
Champs de base : Tracker, Privée, Sujet et Description¶
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Champs de base d’une demande
Dans le champ Tracker, sélectionnez la catégorie de tracker la plus appropriée pour la demande (en savoir plus sur les trackers).
Cochez la case Privée si vous voulez que la demande soit privée. En fonction des permissions accordées à leur rôle, certains utilisateurs ne verront pas la demande si elle est privée, mais pourront toujours voir d’autres demandes du même projet.
Dans le champ Sujet, entrez un titre court et pertinent pour la demande.
Dans le champ Description, décrivez la demande. Utilisez les boutons situés au-dessus de la zone de saisie pour mettre en forme votre texte. Pour en savoir plus sur Textile, la syntaxe de mise en forme de Planio, cliquez sur l’icône Aide.
Dans le champ Statut, sélectionnez le statut actuel de la nouvelle demande.
Dans le champ Priorité, sélectionnez l’importance de la demande par rapport aux autres demandes.
Dans le champ Assigné à, sélectionnez la personne à laquelle la demande doit être assignée. À chaque mise à jour de la demande, une notification par e-mail est envoyée à cet utilisateur et aux observateurs (voir ci-dessous).
Dans le champ Catégorie, sélectionnez la catégorie appropriée pour cette demande. Si vous souhaitez créer une nouvelle catégorie, cliquez sur l’icône + située à côté de la liste déroulante.
Dans le champ Jalon cible, sélectionnez un jalon. Les jalons s’affichent avec les demandes correspondantes sur la roadmap du projet. Si vous souhaitez créer un nouveau jalon, cliquez sur l’icône + située à côté de la liste déroulante.
Dans le champ Tâche parente, entrez un numéro de tâche ou de demande, ou tapez quelques caractères d’une tâche parente de votre tâche. Toutes les tâches contenant ces caractères s’affichent. Cliquez sur la tâche parente lorsque celle-ci s’affiche.
Dans le champ Début, entrez la date de début de la tâche au format yyyy-mm-dd ou cliquez sur l’icône pour ouvrir le mini-calendrier.
Dans le champ Echéance, entrez la date d’échéance de la tâche au format yyyy-mm-dd ou cliquez sur l’icône pour ouvrir le mini-calendrier.
Dans le champ Temps estimé, entrez le nombre d’heures allouées à la demande.
Dans le champ % réalisé, sélectionnez le pourcentage d’avancement actuel de la tâche.
Remarque : si aucune catégorie ou aucun jalon n’existe pour la demande, ces champs ne s’affichent pas. Vous pouvez les créer dans la Configuration de votre projet.
Planio vous permet de collaborer avec vos clients même s’ils n’ont pas de compte utilisateur. Si une demande est associée à un client (entreprise et contacts), vous pouvez choisir d’envoyer des notifications par e-mail à vos interlocuteurs chez votre client lorsqu’une demande est modifiée. Leur réponse mettra automatiquement la demande à jour dans Planio. Vous pouvez gérer les entreprises et les contacts dans l’onglet Contacts de votre projet.
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Champs relatifs au client (entreprise et contacts)
Dans le champ Entreprise, entrez le nom d’une entreprise existante. Toutes les entreprises contenant ce texte s’affichent. Cliquez sur l’entreprise lorsque celle-ci s’affiche.
Dans le champ Contact, sélectionnez le nom de l’interlocuteur associé à la demande au sein de l’entreprise.
Dans le champ Autres contacts, vous pouvez ajouter des contacts appartenant à l’entreprise afin qu’ils reçoivent les mises à jour de la demande par e-mail (en copie). Entrez simplement les noms ou adresses e-mail. Planio sélectionne ou crée les contacts automatiquement. Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez. Pour ajouter une nouvelle ligne, cliquez simplement sur Ajouter un contact.
Champs relatifs aux pièces jointes et aux observateurs
Dans le champ Fichiers, cliquez sur Parcourir pour ouvrir l’outil d’envoi de fichiers. Ce champ permet de joindre des fichiers relatifs à la demande. Vous pouvez également glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur sur le formulaire de création de la demande.
Dans le champ Observateurs, sélectionnez les utilisateurs de l’équipe projet qui recevront des notifications par e-mail à chaque mise à jour de la demande. Pour cela, cochez les cases correspondantes. La fonction Rechercher des observateurs permet d’ajouter des utilisateurs qui ne sont pas affichés.
Cliquez sur Créer pour finaliser la demande et afficher ses détails ; ou
Cliquez sur Créer et continuer pour finaliser la demande et en créer une autre ; ou
Cliquez sur Prévisualisation pour afficher un aperçu de la description de la demande (très utile si vous avez utilisé la syntaxe de mise en forme pour votre description).
Vous pensez que tous ces champs et toutes ces options seraient trop complexes pour votre équipe ? Découvrez comment configurer Planio pour être productif avec le strict minimum.