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Startklar mit dem Help Desk » History » Sprint/Milestone 26

Jens Krämer, 02/25/2020 01:30 PM

1 21 Jan Schulz-Hofen
# In nur 8 Minuten startklar mit Planio Help Desk
2 1 Thomas Carney
3 21 Jan Schulz-Hofen
Mit [Planio Help Desk](https://plan.io/de/kundenverwaltung-und-helpdesk/) managen Sie alle Interaktionen und alle Kundenanfragen von nur einem Ort aus. Für mehr Übersicht und besten Kundenservice. Unser Tutorial zeigt Ihnen wie.
4 1 Thomas Carney
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{{>toc}}
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7 21 Jan Schulz-Hofen
## So bringt Sie Planio Help Desk weiter
8 1 Thomas Carney
9 2 Thomas Carney
1.  Sie bearbeiten alle Kundenanfragen **zentral von einem Ort** aus. Dadurch kann sogar das ganze Team alle Anfragen gleich mitbeantworten.
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2.  Sie **verkürzen die Reaktionszeiten** für alle Anfragen. Über Templates mit vorgefertigen Antworten auf häufige Fragen sowie automatischen und auch personalisierten Antworten.
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3.  Darüber hinaus **vermeiden Sie Widersprüche** – mit immer denselben Antworten auf dieselben Fragen bleibt Ihre Kundenkommunikation konsistent.
12 24 Gregor Schmidt
4.  Sie **reduzieren die Anzahl der Support-E-Mails** durch FAQs.
13 2 Thomas Carney
5.  Und Sie machen Ihre Kunden **glücklich** – denn diese können den Bearbeitungsstand Ihrer Fragen tracken.
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6.  Ebenfalls großartig: Ihr Support-Team kann von **überall auf der Welt** mit Ihren Kunden interagieren.
15 1 Thomas Carney
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## Legen Sie ein eigenes Helpdesk-Projekt an
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18 3 Thomas Carney
Bitte loggen Sie sich in Planio ein. Und **legen Sie ein eigenes Helpdesk-Projekt** an.
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Falls Sie Support in mehreren Sprachen anbieten, dann legen Sie bitte für jede Sprache ein eigenes Projekt an.
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22 21 Jan Schulz-Hofen
## Installieren Sie die Help Desk App
23 1 Thomas Carney
24 21 Jan Schulz-Hofen
Unter dem Reiter Apps können Sie die **Help Desk App** installieren. Für den Fall das diese noch nicht aktiviert ist.
25 1 Thomas Carney
26 24 Gregor Schmidt
{{figure(Help Desk installieren)
27 26 Jens Krämer
![](apps_help_desk@2x.png)
28 22 Thomas Carney
}}
29 1 Thomas Carney
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Und jetzt richten wir kurz die Support-E-Mail-Adresse ein.
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32 24 Gregor Schmidt
Bitte unter dem **Reiter Konfiguration** in der Navigation einfach **Klick auf Inbox**.
33 1 Thomas Carney
34 24 Gregor Schmidt
Nach einem Klick auf "E-Mail-Adresse hinzufügen" können Sie Ihre Support E-Mail-Adresse für das Projekt einfach in das Feld “Adresse” eintragen. Hier haben Sie die freie Wahl. Unsere Support-E-Mail-Adresse bei Planio heißt beispielsweise [kundenservice (at) plan.io](http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k=012KxmNydDJXm6SXL9K3eAxg==&c=vi7hpV39boGAsIaruGGCZijjOZ-APxgdPfSoPy6yTTY=)
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{{figure(Wählen Sie Ihre Wunsch-E-Mail-Adresse aus)
37 26 Jens Krämer
![](inbox_new@2x.png)
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}}
39 1 Thomas Carney
40 23 Jan Schulz-Hofen
Zusätzlich sollten wir noch die **E-Mail-Weiterleitung** zur Planio Inbox anlegen, damit alle E-Mails, die an Ihre Adresse gehen auch direkt an ihr Planio Projekt weitergeleitet werden.
41 1 Thomas Carney
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Links zu entsprechenden Tutorials finden Sie hier (auf Englisch). Dort erfahren Sie wie die Weiterleitung beispielsweise für Google Apps geht oder bei großen Domainanbietern wie Godaddy oder ENOM.
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1.  [GSuite (vormals Google Apps)](https://support.google.com/a/answer/175745?hl=de)
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2.  [Godaddy](https://support.godaddy.com/help/article/7598/setting-up-forwarding-accounts-in-the-workspace-control-center)
46 25 Gregor Schmidt
3.  [ENOM](https://help.enom.com/hc/en-us/articles/115005426668-Webmail-guide#9)
47 1 Thomas Carney
4.  [Hover](https://help.hover.com/entries/21247566-How-to-Set-up-email-forwarding)
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5.  [1&1](https://help.1and1.com/e-mail-and-office-c37589/1and1-mail-basic-c37590/using-the-product-c85088/create-a-forwarding-e-mail-address-a594930.html)
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Bitte bedenken Sie: Bis die E-Mail-Weiterleitung aktiv ist, kann es wenige Minuten dauern.
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Wenn die Weiterleitung erfolgreich bestätigt werden konnte, können Sie die Adresse auch für den Help Desk aktivieren:
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{{figure(Die E-Mail-Adresse wurde bestätigt und für den Help Desk aktiviert)
55 26 Jens Krämer
![](inbox_list@2x.png)
56 24 Gregor Schmidt
}}
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58 1 Thomas Carney
## Schicken Sie eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse
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Wenn Sie jetzt eine E-Mail an Ihre Support-E-Mail-Adresse schicken, taucht sie als **Aufgabe in Ihrem Support-Projekt** auf.
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{{figure(Die E-Mail erscheint als Aufgabe in der Aufgabenansicht)
63 26 Jens Krämer
![](issues_table@2x.png)
64 22 Thomas Carney
}}
65 1 Thomas Carney
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Die E-Mail erscheint als Aufgabe in der Aufgabenansicht. **Dabei wird die Betreffzeile zum Thema und der Text der E-Mail landet in der Beschreibung.**
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{{figure(Die E-Mail in der Aufgabenansicht)
69 26 Jens Krämer
![](issues_view@2x.png)
70 1 Thomas Carney
}}
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Und, wenn Kunden eine E-Mail-Adresse nutzen, die noch nicht in Planio registriert ist, taucht diese als Neuer Kontakt im **Reiter Kontakte** auf. Auf die Weise können Sie **die gesamte Korrespondenz mit Ihrem Kontakte** automatisch nachverfolgen.
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Darüber hinaus erhalten Ihre Kontakte immer eine automatische Bestätigungs-E-Mail.
75 8 Thomas Carney
76 1 Thomas Carney
## So beantworten Sie Ihre Kunden-E-Mails
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Klick auf **Bearbeiten**. Scrollen Sie runter. Unter **Kommentare**, wählen Sie die **Externer Kommentar** und schreiben Sie jetzt Ihre E-Mail.
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{{figure(Kunden-E-Mails direkt aus Planio heraus beantworten)
81 26 Jens Krämer
![](issues_edit@2x.png)
82 1 Thomas Carney
}}
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Wunderbar – in Planio müssen Sie weder die Anrede noch den Abbinder der E-Mail jedes Mal neu schreiben. Beide werden automatisch über den **benutzerdefinierten Header und Footer** automatisch in die E-Mail eingefügt. Wie das geht, erfahren Sie gleich.
85 20 Thomas Carney
86 1 Thomas Carney
Klick auf Senden, um die Kundenanfrage zu beantworten. Im nächsten Schritt erhält Ihr Kunde seine E-Mail, mit Ihrer Antwort sowie der automatisch erstellten Anrede und Signatur. Zusätzlich erhält Ihr Kunde einen Link. Zum Verfolgen des Fortschritts seiner Anfrage. Das zahlt sich vor allem dann aus, wenn die Bearbeitung etwas aufwändiger ist.
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## E-Mails personalisieren und mit unseren Textbausteine Zeit sparen
89 22 Thomas Carney
90 1 Thomas Carney
Jetzt beschäftigen wir uns mit den Feinheiten von Planio Help Desk.
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Klick auf **Konfiguration**, dann auf den Reiter **Help Desk**.
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94 24 Gregor Schmidt
{{figure(Die Einstellung für Ihre Nachrichten finden Sie auf der rechten Seite)
95 26 Jens Krämer
![](help_desk_outgoing_mails@2x.png)
96 21 Jan Schulz-Hofen
}}
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98 24 Gregor Schmidt
Die Einstellungen für ausgehende Help Desk Nachrichten finden Sie rechts. Dort können Sie die bestehenden Textbausteine für Kopf- und Fußzeile anpassen. Lassen Sie uns doch die automatische Grußformel in Ihren Nachrichten ändern. Klick auf **Fußzeile bearbeiten**.
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Sie sehen: Die Grußformel und den current_user.name in Klammern.
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{{figure(Header und Footer nach Bedarf verändern)
103 26 Jens Krämer
![](templates_edit@2x.png)
104 1 Thomas Carney
}}
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Dort wird dann der Namen von der Person eingesetzt, die antwortet. Den Text können Sie natürlich nach Belieben ändern. Zusätzlich ändern können Sie beispielsweise auch den Projektnamen hinter den Namen setzen. Darüber hinaus können Sie **Variablen** wie `{{faqs.top1_question}}`, `{{faqs.top1_uri}}` nutzen, um so Links zu den häufigsten Fragen zu erstellen.
107 1 Thomas Carney
108 24 Gregor Schmidt
Dann können Sie auch eine benutzerdefiniertes **Antworttemplate** für FAQs anlegen. Die Antworten können Sie dann über das Dropdown-Menü aufrufen, wenn sie die Kunden-E-Mail beantworten.
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## FAQs für schnelle Antworten auf Kundenfragen
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Im Projekt-Menü **Textbausteine und FAQs** können Sie interne Textbausteine oder öffentlich einsehbare FAQ-Einträge erstellen. Dadurch können Ihre Kunden sich viele Fragen selbst beantworten. Ebenfalls extrem hilfreich: Sie fügen den Link zu Ihren FAQs immer in die automatische Bestätigungs-E-Mail an Ihre Kunden ein.
113 22 Thomas Carney
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{{figure(FAQs mit Help Desk Textbausteinen erstellen)
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![](faq_toc@2x.png)
116 1 Thomas Carney
}}