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Planio Help Deskでメールの不達通知を受信できるようになりました

Added by Keiko Fukuda about 1 year ago

Planioの Help Desk 機能 を使用すると、顧客や関係者など外部の連絡先にPlanioのチケットから直接メールを送信してやり取りができます。

しかしながら、送信先のメールアカウントが無効になっている場合や、メールのストレージ容量が上限に達している時など、Planioからのメールが届かないことが時々起こります。
その際、メールサーバが自動的にメール不達通知を送信元に返すことがあります。これは、バウンスメールとも呼ばれ、メールが配信できなかったことを通知するものです。

今まで、Planioではバウンスメールのような自動通知メールでチケットがあふれるのを避けるため、これらの通知を除外していました。

しかし、時としてこれらの通知が役に立つこともあります。 顧客や外部の関係者がメールを受信していないことが判れば、別のメールアドレスや電話など、別のチャネルで連絡を取ることができます。

これがPlanio Help Deskをインストールしているプロジェクトでバウンスメールなどの通知を受信できるようにした理由です。

Planioでこれらの通知をどのように処理するのか、 プロジェクトの「設定」→「Help Desk」タブ→「Issue status for bounce mails」 から、次のいずれかを設定できます。

  • デフォルトのステータス : 「Tracker for emails」に設定しているトラッカーのデフォルトのステータスでチケットを作成する
  • None, do not create issue :従来の動作を維持し、バウンスメールなどの通知によるチケットをまったく作成しないようにする
  • 任意のステータス :選択したステータスでチケットを作成する

Pro Tip:
「画面右上のアカウント名(アバター)」→「管理」→「チケットのステータス」 から、「バウンス」という新しいステータスを作成して、それを 「終了したチケット」 に設定します。そして、そのステータス「バウンス」をHelp Deskの設定「Issue status for bounce mails」で選択します。
この方法を行うと、チケット一覧で未完了のチケットとしてバウンスメールが表示されなくなります。(バウンスメールにより作成されたチケットはすぐにクローズされるため)
フィルタを設定すれば、必要に応じてバウンスメールをチェックすることもできます。

bounce_status@2x.png (28.9 KB) bounce_status@2x.png Keiko Fukuda, 12/15/2022 05:43 AM

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