Planio Support

PlanioのCOVID-19への対応状況について、Planioの創業者であり代表のJan Schulz-Hofenからお知らせします。

COVID-19によるパンデミックに対する、Planioの対応について最新情報をお伝えします。

Planioは以前からリモートで働いており、今も順調に業務を行なっています。そして私たちは、リモートワークで働き始める方々を支援したいと思っています。
Planioは、コロナウイルスの拡大の抑制とこの状況に対するPlanioのスタッフ・家族のために自主的な隔離に入り、スタッフ全員が自宅で勤務をすることを決めました。

私たちのスタッフの多くが以前からリモートで勤務していたため、自宅での勤務は私たちに大きな影響を与えていません。スタッフ皆健康で、予期せぬ混乱が生じることは予想していません。
もちろん、Planioを使用してオンラインで共同作業を行なっているため、可能な限りシームレスに完全なリモートワークに移行することができました。

また、先日実施した新しいデータセンターへの移行により、Planioサーバーの冗長性と復元力がさらに向上しています。
新しいデータセンターは、サーバー容量が50％増加し、24時間年中無休の可用性を提供する専門のオンサイトチームによってサポートされています。

COVID-19の影響へのサポート

今後数週間にわたり、私たちはお客様のビジネスへのCOVID-19の影響を可能な限り低減するため最善を尽くします。 その実現のため、次のプログラムを提供します。

1. 2020年はPlanioへのデータ移行 は無料で実施します。 すでにPlanioの利用されているお客様も、すでに無料でデータ移行を実施したことのあるお客様においても無料です。
   これにより、より多くの企業のチームがPlanioを利用できるようになり、オンプレミスで利用しているツールや既存のツールをPlanioに置き換える機会としても利用できます。
2. Planioアカウントを上位プランに変更すると、1ヶ月料金が無料になります。 もし社内でPlanioを利用していないチームがあれば、追加の予算承認を待つことなく、今すぐPlanioのメンバーに追加できます。
3. リモートワークを始める企業にPlanioを紹介し、紹介した企業が正式利用を開始すると、紹介により利用を開始した企業は最初の2ヶ月間無料、紹介したお客様には3ヶ月間無料で利用できるクレジットを追加します。
   紹介により利用を開始した企業は、会社の業務をオンラインで行えるようになり、会社のスタッフに柔軟な働き方を提供できます。紹介したお客様は、無料利用分をパンデミックの影響を少なくするための施策への投資にまわすことができるでしょう。Planioを利用することで、オンラインで生産的で楽しく仕事ができる企業が増えましたら幸いです。

このように、私たちは既存のお客様と新規のお客様ともに在宅勤務がしやすくなることを望んでいます。
これらのプログラムを利用されたい場合や、その他のサポートが必要な場合はご連絡ください。 私たちは喜んでお手伝いします。

Jan Schulz-Hofen
Founder and Managing Director

You can now define Custom Fields for files and folders in Planio Storage. As with other kinds of custom fields, you have fine grained control over field format, visibility and what fields are available in which projects. Planio Storage custom fields may also be declared Searchable, which, for example, could be used with a Keywords field to improve search result relevance:

Custom field data can be edited using the standard Edit action from the file / folder details screen. The custom field values are rendered in the collapsible sidebar:

ビジネスメールには会社やSNSのロゴなど多くの画像がフッターに含まれているものがありますが、Helpdesk機能でそのようなメールを受信すると、同じ画像が何度もチケットに添付されてしまいます。これにより添付ファイルが見つかりにくくなるだけでなく、ストレージスペースも占有します。

不要な添付ファイルをブラックリストへ追加する方法¶

1. ブラックリストへ追加する権限をユーザーに付与する¶

「管理」→「ロールと権限」→ロールをクリック→「Add attachments to blacklist」をONにする→「保存」

2. ブラックリストへ追加する¶

次のいずれの方法も「Blacklist」をクリックするとチケットから添付ファイルが削除され、ブラックリストに追加されます。これ以降、受信メールで同じファイル（データのチェックサムによって判断されるため、ファイル名は関係ありません）が送られた場合は無視されて添付されなくなります。

• チケット画面を開く→「編集」→一番下にある「添付ファイルの編集」→添付ファイルの一覧から「Blacklist」をクリック
• チケット画面を開く→添付ファイル一覧の右側にある編集アイコンをクリック→「添付ファイルの編集」画面が表示される→「Blacklist」をクリック

添付ファイルのブラックリストの管理¶

Planio全体の添付ファイルのブラックリストを表示するには、「管理」→「Attachments blacklist」画面を開きます。この画面では添付ファイルの情報（ブラックリストに登録された日時や登録したユーザー、どのチケットに添付されていたかなど）の表示、ブラックリストからの解除ができます。

また、「Delete all duplicates」をクリックすると、ブラックリストに登録されたファイルをすべてのチケットから削除できます。この操作を元に戻すことはできません。

In light of the recent global developments around the COVID-19 pandemic I wanted to give you an update about the situation here at Planio.

TL;DR: Everything is fine, we're used to working remotely. And we want to help you help your colleagues and friends adapt to remote work.

As a team, we decided last weekend to go into self-isolation and work from home, both to help slow down the spread of the virus and to give our staff members with families the flexibility they need to adapt to the new situation.

The change doesn't affect us much as many of our team had already been working remotely and geographically distributed. We are all in good health and we don't expect any unforeseen disruptions.

Of course, we're all using Planio to collaborate online which really helped us making the transision to being fully remote as seamless as possible.

The recent migration of all Planio servers to our new data center further increases our redundancy and resilience on that level. In the new data center, we increased our server capacity by 50% and are supported by a much larger professional on-site team with rotating schedules providing 24/7 availability.

COVID-19 assistance

Over the coming weeks, our team will do their best to help you keep the impact of COVID-19 on your business as low as possible. In order to achieve that, we now offer the following programs:

1. During 2020, all additional data migrations into Planio performed by our engineers will be free of charge even for existing customers and even if you’ve had a free import already. This way, more teams at your company can join you in using Planio and you can use the situation as an opportunity to replace more legacy or locally hosted tools.
2. If you upgrade your Planio account to a higher plan, you will receive 1 month of usage for free. So, if you’re using Planio with your team but other teams within your company don’t yet, you can onboard them starting today without having to get additional budget approved immediately.
3. If you help other companies start working remotely with Planio, we will waive the monthly charges for their account for the first 2 months and add a 3 month's free usage credit to yours. This situation can be a three-way win: Your friends at other companies will move their work online, giving more flexibility to their staff, and be forever grateful to you. Your company will benefit from savings and can invest a little more elsewhere to lessen the impact of the pandemic on your business. And we at Planio will have one more happy customer joining our little crowd of 1,500 companies making their work more productive and fun online.
4. Update: We’ve launched Planio Meet, a video conferencing platform integrated in Planio, a feature that has been requested by many users.

This way, we hope to support both our existing users and make it easier for new customers to adapt to working from home during self-isolation.

If you would like to use any of these offers or if you need any other assistance or have a specific situation you would like to discuss, please get in touch. My team and I will be happy to help.

All the best,

Jan Schulz-Hofen
Founder and Managing Director

PlanioではTextile記法を長年利用してきました。しかし現在ではMarkdown記法がより一般的になりつつあります。

そこで、今後新しく登録されるPlanioアカウントでは、テキストの書式をMarkdownに変更します。
PlanioではMarkdown、Textileどちらをお使いの場合もフルサポートします。

またMarkdownをさらに利用しやすくするため、パーサーをCommonMarkに変更しました。
このパーサーはGitHub, Stack Overflow, Discourseなど多くのサービスで利用されており、Planioでもこれらのサービスと同じように記述いただけるようになります。

TextileからMarkdownへの書式変換サービス（無料）も行なっています。
もし、Textileで記述したテキストをMarkdownへ自動変換を希望される場合は、お問合わせフォームからご連絡ください。書式変更のスケジュールを調整します。

Planioは2020年3月14日から15日にかけてデータセンターの切り替えを行います。この切り替えは、Planioの今後のパフォーマンスと安定性の向上に寄与します。

切り替え作業は3月14日 9:00 UTC (日本時間 3月14日午後6時）から3月15日 22:00 UTC (日本時間 3月17日午前7時）の間に行います。 この間、お客様のアカウントのデータの転送中、サービスが一時的に利用できなくなる場合があります。切替作業中、すべてのデータは安全です。新データセンターへのデータ転送は完全に暗号化された通信経路で行われます。

IPアドレス範囲

切り替えにより、Planioのサービス提供に使用するIPアドレス範囲が、 82.98.82.0/24 (現行) から 16.202.71.64/27 (新) に変わります。万一組織内のファイアウォールやプロキシサーバにPlanioのIPアドレスを記載している場合は、必要な設定変更を行ってください。なお、ほとんどのお客様は対応不要です。

IPアドレスの変更は予告無しに行われることがあります。そのため、組織内のファイアウォール等でIPアドレスベースのルールを設定は行わないようにしてください。ファイアウォールにルールを設定する必要がある場合は、IPアドレスではなくホスト名を使用してください。

もしPlanioでカスタムドメインを利用している場合も同様です。CNAMEにより設定を行っている場合は何も変更する必要はありませんが、Aレコードを使用している場合は再設定が必要です。

We will be migrating Planio to a new data center on the weekend of March 14th and 15th, 2020. This change will help us further improve the performance and availability of all Planio services.

The migration window starts on Saturday, March 14 at 9:00 UTC and will last until Sunday, March 15, 22:00 UTC. Within that time frame, some or all services of your account might observe occasional unavailabilities as we transfer your data. All data is safe during the migration and will be transferred over fully encrypted channels to the new data center.

IP address range¶

With the migration, we will update the IP range on which Planio servers operate. It will change from 82.98.82.0/24 (previous) to 116.202.71.64/27 (new). If you have configured any firewall or proxy rules in your organization, please make sure to adapt those beforehand. For most users, nothing needs to be changed on your end.

In any case, please note that we might occasionally have to further update the used IP ranges of our servers without prior notice. As such, please continue to avoid IP address based firewall rules for Planio in your organisation. If you require to set up firewall rules, please use hostnames instead.

If you are using Planio on a custom domain, the same applies. If you have used a CNAME in the past, nothing needs to be changed. Should you have used A records, please update them accordingly and re-evaluate if using a CNAME is possible now.

Privacy and GDPR¶

Customers who have concluded a Data Processing Agreement according to Art. 28 GDPR with Planio have already received an update by email to reflect this data center change. The new data center we are migrating to is located and operated in Germany as was our previous data center. As such, your Planio data will not change jurisdictions. Administrators can still sign the new agreement via Your Avatar → Customer Account → Data Processing Agreement if desired.

Should you have any questions related to the migration, as always please don't hesitate to get in touch.

Many business emails come with quite a few images in their footer, like company logos, social network logos etc. When receiving such emails in Planio Helpdesk, these attachments would be added to the issue over and over again, quickly leading to a long list of attachments. Not only does this make it hard to find relevant attachments, it also takes up storage space in your Planio account that you might want to use otherwise.

Blacklist unwanted attachments¶

In order to enable users to make use of the blacklist, add the Add attachments to blacklist permission to one of their roles. They may then, when editing an issue, click Edit attached files at the bottom of the form. This reveals a list of the currently attached files, each with a link to Blacklist it.

Alternatively, you may click the Edit icon next to the attachments list while viewing an issue. This will lead to the Edit attachments form which features the new Blacklist links as well.

In either case, clicking the Blacklist link will, after a confirmation, remove the file from the issue and append it to the global attachments blacklist. From now on, the same file (as determined by a checksum over it's data, the name does not matter) will be ignored whenever it is part of an incoming email.

Managing the attachments blacklist¶

As an administrator you can access the global attachments blacklist in Administration → Attachments blacklist. The blacklist shows when and by whom a file was blacklisted, what issue it originally was attached to, and allows to remove entries from the blacklist. There is also a function to Delete all duplicates for each blacklisted file, which will go through all your existing issues and remove any files that are identical to the already blacklisted one. Note that this process cannot be reversed.

For many years, Planio has been using the Textile syntax for all issue descriptions, wiki pages, and all other formatted content.

However, some time has passed since the first days of Planio. Meanwhile Markdown has emerged as the more common de-facto standard for formatting text and it's in the process of being defined formally as a standard. For a while now, new Planio accounts are using Markdown and both formatting languages are fully supported.

In order to make our use of Markdown even more interoperable, we've now switched our parser to CommonMark. This means that if you're used to writing Markdown at GitHub, Stack Overflow, Discourse, and many more, you will feel right at home with Planio.

With that change, we're now introducing a free Markdown conversion service. If you started using Planio before we introduced Markdown and would like all your existing Textile content be converted to Markdown, please get in touch and we will coordinate a time slot to perform the automated conversion of your data.

Planioでは、どのようなチケットの更新があったときに通知を受け取るのか設定できます。
また、通知を受け取る方法（メール、モバイルもしくはデスクトップのプッシュ通知）も選択できます。

今回はPlanioから受け取りたい通知をコントロールする新しい方法をご紹介します。

1. 画面右上のアカウント名をクリック
2. メニューの中から「個人設定」を選択
3. メール通知設定内の新たな項目 「Also notify me about issues with a priority of high or higher」 にチェックを入れる

上記設定を行うと、自身が「担当者であるか」「ウォッチしているかどうか」にかかわらず、優先度が「高め」以上のチケットが追加や更新された際に通知されるようになります。

多くのプロジェクトを管理していて日々の細かい業務には直接かかわらないマネージャーや、
定型対応にはメール通知を必要としないヘルプデスク業務など、重要なチケットの通知のみ受け取りたい場合にご活用いただけます。